บริหารเวลาอย่างมืออาชีพ เพื่อพิชิตเป้าหมาย
" การบริหารเวลาเป็นขั้นตอนการวางแผนและจัดการว่าจะแบ่งเวลาอย่างไรเพื่อให้ทำงานสำเร็จบรรลุเป้าหมาย "
การบริหารเวลาที่ดีจะต้องมีทักษะ 2 ประเภท
1. การบริหารจัดการ – ความสามารถจัดการหน้าที่ตามลำดับความสำคัญ
2. หน้าที่ – ความสามารถในการจดจ่อกับหน้าที่ในมือ
ทักษะทั้งสองช่วยให้คุณทำงานเสร็จมากขึ้นในเวลาที่น้อยลง แม้คุณจะมีเวลากระชั้นชิดและความกดดันสูงก็ตาม ความยากลำบากที่เราพบได้ทั่วไปเกี่ยวกับการบริหารเวลามีดังนี้
- ใช้เวลานานกว่าที่คิดไว้จนกว่างานจะเสร็จ
- ผัดวันประกันพรุ่งจนนาทีสุดท้าย
- ตั้งกำหนดวันส่งงานที่กดดันตนเองมากเกินไป
- รู้สึกเหมือนมีเรื่องราวให้ทำมากเกินไป แต่มีเวลาไม่พอ
- งานไม่คืบหน้า
- มีงานใหม่มาแทรกตารางของคุณ
เพื่อป้องกัน ไม่ให้คุณหักโหมจนเกินไป ควรจำกัดงานเพียงวันละ 3 เรื่อง ซึ่งจะเป็น 3 เรื่องที่คุณต้องทำให้เสร็จในแต่ละวัน หากมีงานใหม่เข้ามา ให้บันทึกไว้ในรายการสำหรับทำงานในวันต่อไป และจัดการเรื่องนั้นเมื่อมีเวลา
คำถามสำคัญที่ต้องถามตัวเองเมื่อมีงานใหม่เข้ามา
- งานนั้นสำคัญหรือไม่?
- สำคัญมากเพียงใด?
- มีอะไรสำคัญกว่าที่เราต้องทำให้เสร็จในวันนั้นหรือไม่?
- วันนี้ ทำงานเสร็จหมดทุกอย่างแล้วหรือยัง?
- ต้องใช้เวลาทำงานนานเท่าไร?
- มีเวลาเท่าไร?
- ต้องทำงานเมื่อไร?
จัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยใช้คำว่า “ต้อง ควร และอาจ” และทำสิ่งที่ทำได้เท่านั้น อย่าทำเกินตัว ด้านล่างนี้เป็นเคล็ดลับที่จะช่วยคุณได้
- อย่าใช้เวลา 20 นาทีเพื่อแก้ปัญหาที่ควรจะใช้เวลาเพียงแค่ 5 นาที
- เลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่งสำหรับงานที่คุณต้องทำวันนี้
- ทำงานยากก่อน จะได้ขจัดความกังวล
- กำหนดเวลาให้แน่นอนสำหรับเช็คอีเมล โทรศัพท์กลับไปหาคนอื่น และเล่นโซเชียลมีเดียในแต่ละวัน
- จัดระเบียบสถานที่ทำงาน
- สร้างรายการที่ต้องทำในแต่ละวัน และแต่ละสัปดาห์
- มีแผน ทำตามแผน ตั้งกำหนดส่งงาน แล้วทำให้เสร็จตามนั้น
- ทำรายการที่ต้องทำ แล้วแตกออกเป็นงานย่อยๆ พิจารณาตามความเป็นจริงว่าคุณทำงานเสร็จได้มากเท่าใดภายในเวลาที่กำหนด
- กันเวลาในแต่ละวัน (10-15 นาที) เพื่อวางแผนและปรับแผนให้เข้ากับเป้าหมายของคุณในวันนั้น
- อย่าคาดหวังว่าคุณจะทำงานต่อเนื่องได้ 6 ชั่วโมงติดต่อกัน แบ่งช่วงการทำงานออกเป็นระยะสั้นๆ เช่น 1-2 ชั่วโมง แล้วตั้งใจทำงานตามที่วางแผนจะทำในตอนนั้น
- วางแผนทำงานในเวลาที่เหมาะกับคุณ (อย่าวางแผนทำงานมากๆ ในตอนเช้า หากคุณไม่ใช่คนตื่นเช้า)
- หากเริ่มต้นยาก ให้ลองตั้งใจทำงานโดยไม่หยุดเป็นเวลา 10 นาที
❝ พึงระลึกว่า อย่าล้มเลิกกลยุทธ์การบริหารเวลา หากยังทำไม่ได้ผลดีเยี่ยมในครั้งแรก! คุณต้องใช้เวลาทำความคุ้นเคยเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ควรใช้เวลาประเมินว่าทำเรื่องใดแล้วไม่ได้ผล และเพราะเหตุใด ❞
